Цели автоматизации работы с документами на разных предприятиях могут кардинально отличаться масштабами и динамикой. Например, построение системы управления документооборотом крупного холдинга, решившего полностью отказаться от бумажных документов, предполагает запуск проекта, несравнимого по масштабам и характеру с проектом внедрения такой же системы, но на небольшом единичном предприятии. При этом в обоих случаях речь может идти о внедрении «1С:Документооборот 8».

Универсальный инструмент для целей построения систем электронного документооборота (также часто используют - 1С СЭД) на предприятиях любого масштаба – программу 1С Документооборот фирма 1С разрабатывала как современную ECM-систему (Enterprise Content Management), которая, помимо документов, помогает запустить комплексный процесс, контролировать и управлять бизнес-потоками и организовывать совместную работу сотрудников. Решение реализует проверенные методики и имеет функционал, обеспечивающий полный цикл обработки документов на предприятии.

Функционал 1С:Документооборот 8 дает возможность:

• Централизовано и безопасно хранить документы;
• Регистрировать входящие и исходящие документы;
• Создавать, хранить и обрабатывать организационные, распорядительные, информационные, справочные и прочие внутренние документы, договоры, служебные записки;
• Получать оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;
• Наладить коллективную работу сотрудников при прозрачном согласовании, утверждении и контроле исполнения документов;
• Гибкая настройка маршрутизации документов, контроль и анализ исполнительской дисциплины;
• Производить автоматизированную загрузку документов из электронной почты и со сканера;
• Вести учет и контроль рабочего времени сотрудников.

Существует четыре варианта поставки конфигурации 1С:Документооборот 8

• 1С:Документооборот КОРП для любых предприятий со сложной организационной структурой и развитым, многоуровневым документооборотом.
• 1С:Документооборот государственного учреждения для государственных (муниципальных) учреждений со сложной структурой и развитым документооборотом.
• 1С:Документооборот ПРОФ для малых коммерческих предприятий и бюджетных учреждений с простой организационной структурой и минимальным документооборотом.
• 1C:Document Management с двуязычным интерфейсом: английским и русским. Может использоваться на российских предприятиях с филиалами или дочерними предприятиями за рубежом, российских предприятиях со значительной долей сотрудников-иностранцев, а также в филиалах иностранных компаний в России.

Программа 1С Документооборот не имеет отраслевой принадлежности. Благодаря своей универсальности документооборот в 1С легко настраивается и адаптируется под специфику конкретной организации. Рассмотрим более подробно функционал решения на примере 1С:Документооборот КОРП (релиз 2.1.11.5).

Функциональные возможности 1С:Документооборот 8

Учет корреспонденции, входящей и исходящей

В программе встроено связанное отображение входящих и исходящих документов. Ведется контроль целостности ответов, контроль истории переписки.

Внутренний документооборот

Служебные записки, ОРД, приказы, проектные документы, технические документы. Хранение внутренних документов организовано в журнале. Есть возможность просматривать все документы сплошным списком.

На рисунке отображена структура папок – это рубрикатор для группировки внутренних документов (по папкам, по видам документов, по контрагентам, по категориям, по проектам).

Поиск информации, штрихкодирование

Программа способна хранить большое количество информации. Для удобства пользователей реализованы следующие способы поиска данных:

• Поиск по реквизитам;
• Поиск в списках (с помощью быстрых отборов);
• Полнотекстовый поиск;
• Поиск бумажных документов по штрих-кодам.

1С:Документооборот поддерживает печать штрих-кодов непосредственно в файл документа и печать на отдельном листе, а также вывод на печать штрих-кодов на клеевой основе для нанесения на бумажный вариант. Применение таких технологий в разы упрощает поиск документов и создание четко структурированного архива: достаточно считать сканером штрих-код, чтобы автоматически открыть карточку документа, либо задачи по документу, существующие на текущий момент.

В программе есть возможность использования электронной подписи, с помощью которой можно визировать карточки документов, файлы-вложения, визы согласования, резолюции, решения об утверждении и пр.

Договорные документы и все, что с ними связано

• Согласование договоров;
• Контроль сумм, контроль прохода сопроводительных документов по договору;
• Контроль жизненного цикла договора;
• Поступление скан-копий оригиналов договоров с подписями и печатями.

Файлы ежедневно создаются и редактируются сотрудниками. Предусмотрена совместная, многопользовательская работа, заложен механизм управления жизненным циклом файлов, привязки к документам.

Так называемая «бизнес-почта» по функционалу похожа на обычные почтовые программы, но дополнена полезным инструментарием (более 40), который значительно упрощают работу сотрудников. Например, функция контроля «внутренняя – внешняя почта» позволяет видеть предупреждения о том, что внутренняя почта уходит на внешний сервер и своевременно подтвердить или предотвратить данное действие. Механизм реализован в конфигурациях КОРП и ДГУ.

Бизнес-процессы и задачи

Понятие процессного подхода в рамках программы 1С:Документооборот 8 включает в себя не только способ маршрутизации документов. Бизнес-процесс является также единицей учета, вокруг которой выстраивается все, что связано с повышением эффективности работы сотрудников, прозрачности и точности исполнения работ и в конечном итоге выведения на новый уровень качества организации работы предприятия в целом.

Задачи в программе формируют в рамках элементарных процессов, распределенных по умолчанию на 6 видов:

• Рассмотрение, результатом которого является постановка руководителем резолюции и возвращения заверенного документа автору.
• Исполнение: передача документации, находящейся в разработке, всем пользователям, согласно списку, а также контролирующему лицу для совершения исполнительской дисциплины. Один из пользователей назначается ответственным исполнителем.
• Согласование: в рамках этого бизнес-процесса выбранные респонденты вносят корректировки или заверяют документацию, а затем возвращают ее инициатору для проработки результатов и дальнейших действий.
• Утверждение: документ передается на утверждение назначенному ответственному. Результатом является возвращение к автору для внесения корректировок или ознакомления с резолюцией.
• Регистрация: документ передается секретарю. Секретарь присваивает регномер, проставляет печать организации и отправляет корреспонденту.
• Ознакомление позволяет всем сотрудникам, внесенным в список заинтересованных лиц, изучить документ.

На основе этих процессов можно формировать более сложные, многоуровневые схемы и маршруты с различными переходами – комплексные кросс-функциональные процессы с неограниченным уровнем вложенности.

Управление проектами

Данный блок 1С:Документооборот 8 необходим, чтобы разбить весь массив документов и объем работы сотрудников по проектам, а также чтобы помочь командам, работающим на проектах в административно-организационных вопросах и задачах контроля, начиная с ведения плана проекта, заканчивая исполнением задач по этому проекту. Механизм «управление проектами» реализован в конфигурациях КОРП и ДГУ.

Учет рабочего времени

Несложный функциональный блок 1С:Документооборот 8, позволяющий сотрудникам в удобной, интуитивно понятной форме фиксировать вопросы, которыми они занимались в течение дня, а также на какие виды работ было потрачено время. При этом все данные о работах привязываются к документам, задачам, процессам и проектам, с которыми сотрудник взаимодействовал. Блок учета рабочего времени помогает оценить, как реально структурировано рабочее время сотрудников, какой его процент был потрачен на совещания, а какой – на подготовку и согласование документов.

Небольшой, но очень полезный механизм, сообщающий об отсутствии сотрудника и позволяющий на всех этапах процесса или проекта, где подразумевается взаимодействие с ним, найти варианты замены ответственного лица.

Контроль исполнительской дисциплины

Важный функционал, встроенный в программу – контроль исполнительской дисциплины по задачам:

• Контроль сроков и объемов выполнения задач;
• Ежедневный учет рабочего времени сотрудников в разрезе выполняемых работ (в том числе автоматический на основе выполненных задач);
• Анализ затрат рабочего времени отдельных сотрудников, подразделений и проектов на основе отчетов.

Классическое делопроизводство

Необходимые для бумажного документооборота формы в полном объеме уже заложены в программу 1С Документооборот, например, печать обложки дела, журнал передачи и много другое.

1С:Документооборот 8 дает исчерпывающие возможности по учету мероприятий, начиная с плана проведения встречи или совещания, заканчивая контролем исполнения тех решений, которые были на этом мероприятии приняты. Если на состоявшемся мероприятии не были до конца разработаны все пункты протокола или не по всем пунктам приняты решения, следующее мероприятие будет отображаться в программе, как связанное с предыдущим, что увеличивает прозрачность и контроль хода согласования принятых решений и повышает исполнительскую дисциплину. Реализовано в версиях КОРП и ДГУ.

с возможностью привязки к конкретной организации и графику проведению мероприятий помогает сотрудникам быстро находить помещение в непосредственной близости. Есть возможность просмотра помещения на плане.

Встроенный в 1С:Документооборот 8 инструмент для решения рабочих вопросов сотрудниками с той степенью формализации, которая принята в организации: от неформального общения, до деловой переписки, служащей подкреплением решений и действий. При этом все обсуждения на форуме привязаны к документам, задачам, процессам. Форум удобен в использовании для первой линии поддержки, где опытные сотрудники разъясняют новичкам те или иные рабочие моменты. Механизм «Форум» реализован в конфигурациях КОРП и ДГУ.

Механизм предназначен для разграничения прав доступа пользователей к базе документооборота по таким параметрам, как политика доступа, папки и рабочие группы.

Прочее

• Прямо «в коробке» 1С Документооборот находится механизм интеграции с 13-ю другими конфигурациями 1С. В частности, есть возможность интеграции с конфигурацией ERP посредством плана обмена и бесшовной интеграции .
• Конфигурация работает на мобильных устройствах на платформе Android, IOS, Windows Phone, а также через браузеры, благодаря возможностям платформы 1С:Предприятие 8.
• Личные и общие календари, в которых можно вести не только учет записей, как в программе MS Outlook, но и документов, и задач пользователей.
• Настройка интерфейса – штатная возможность 1С:Предприятие, но в программе 1С:Документооборот 8 она имеет более широкое применение, позволяя все интерфейсы программа настроить «под себя», то есть поменять состав реквизитов, сделать цветные списки, настроить сортировку, назначить состав колонок и пр.

Каких-либо ограничений (кроме соответствующего технического обеспечения) для внедрения программы документооборота от фирмы 1С не зафиксировано: возможность ее использования не зависит от отраслевой принадлежности предприятия, его структуры, организационной формы, вида деятельности, численности персонала и т.д. Система может быть настроена и адаптирована под конкретные задачи и требования заказчика, легко осваивается пользователями, и на сегодня существует более 1700 успешных внедрений 1С Документооборот 8 в отраслях торговли, оказания услуг, промышленности и бюджетных организациях.

После установки конфигурации 1С Документооборот 8 первостепенно необходимо заполнить базу для работы начальными данными. Что в первую очередь заполнить, какие данные вносить, чтобы первые пользователи могли начать работу? Ниже описан план, по которому действовал я, исходя из перерытого материала, и своих ошибок.

Начальная настройка

Базис для плана черпал на инфостаре, но запускал систему с минимальными параметрами, с активацией только самых необходимых функций, с возможностью дальнейшего расширения. Почти все настройки находять в разделе НСИ.
Начало работы с программой 1С Документооборот 8

• Заголовок системы.

Банально, но необходимо (настройки программы)

• Виды внутренних документов (Приказ, Заявление и т.д. – определиться с перечнем)

Необходимо изначально добиться от заказчика виды внутренних документов, и, желательно, разграничение работы пользователей с ними

• Нумераторы внутренних документов (для каждого вида документов можно реализовать, или в разрезе подразделений)

Выяснить, реализовывать нумерацию (префиксы) документов в разрезе подразделений, либо видов документов. Соответственно для каждого вида документа необходимо будет иметь префиксы заранее, до того как будет их вводить.

• Использование почты (только уведомления или легкая почта)

О специфике использования легкой почты опишу позже, но на начальном этапе я бы посоветовал вообще отказаться от использования почты, ограничившись уведомлениями на почту сотрудника. Но все же стоит согласовать заранее какие средства взаимодействия будут задействованы. Не забудьте выделить системную учетную запись, и настроить параметры подключения, на базе которых можно будет настроить почту для остальных сотрудников.

• Структура предприятия (Групп пользователей)

Устоявшаяся управленческая иерархия будет отличным подспорьем для разделения полномочий и доступов. Но если же функции различных подразделений пересекаются, на первом этапе стоит ограничится минимальной структурой, с дальнейшим ее расширением. Не стоит фанатично придерживаться правил, если это вреди результату.

• Структура папок документов

Основоположник разделение доступов к документам, так как папки несут не только смысловую нагрузку, но и ограничения на ознакомление и изменение с документами. Постарайтесь максимально детализировать иерархию.

• Структура папок файлов (пункт 8.10 стр. 127, Папки подразделений, Общие файлы, Личные папки)

Больше касается личных файлов, шаблонов и файлов, которые будут добавляться вручную. Если вы пока не планируете предоставлять подобный доступ пользователям, можно упустить этот пункт, но все же для начала стоит завести Общую папку для различных потребностей с доступом для всех.

• Профили групп доступов

Если специфических требований к разделению труда не выдвинуто, стоит остановиться на стартовом составе профилей. Иначе, если требуется разделить людей на тех, кто работают только с внутренними документами, либо делопроизводители будут работать в различными видами документов, тогда стоит вникнуть подробнее и предварительно настроить дополнительные профили.

• Шаблоны файлов (набор основных документов для создания), права на папку шаблонов только избранному

Если организация планирует использовать шаблоны договоров, приказов и другой документации, можно предварительно получить эти шаблоны и настроить их обработку в базе. Но работу начать можно и без этого.

• Использование номенклатуры дел (хранение внутренних документов)

Разделение на специфику дел можно определить сразу. Это так же один из разделов настроек, который определяет доступы пользователей к документам.

После того, как вы выяснили у заказчика эти моменты, и выполнили соответствующие настройки базы, можно разрешать вход рабочей группы для обкатки функционала.

Конфигурация 1С:Документооборот поддерживает два основных режима работы с почтой:

1. Легкая почта - предполагает синхронизацию базы со сторонним почтовым клиентом. То есть, система забирает письма с заданного почтового ящика, и кладет в него свои для отправки. Взаимодействие с почтовым клиентом в это случае идет по интернет-протоколу POP3 или SMTP.
2. Встроенная почта - в этом случае сама конфигурация выступает почтовым клиентом. Работает по протоколу MAPI. Доступно только в версии КОРП.

Вопрос 08.14 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. С помощью каких внешних почтовых клиентов программа может отправлять и получать почтовые сообщения?

1. Microsoft Outlook
2. The Bat
3. Mozilla Thunderbird
4. Любые почтовые клиенты, работающие по протоколу MAPI
5. Верны варианты 1, 2, 3 и 4.

Верный ответ - пятый.

Вопрос 08.02 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. Для настройки использования встроенной почты необходимо выполнить:

1. в персональных настройках установить флаг "Использовать встроенную почту".
2. в настройке программы установить флаг "Использовать встроенную почту".
3. в персональных настройках нажать кнопку "Настройки встроенной почты".
4. верны варианты 1, 2 и 3.
5. верны варианты 1, 2

Правильный ответ четвертый, нужно выполнить все действия.

Вопрос 08.03 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. Для настройки использования легкой почты необходимо выполнить:

1. в настройке программы установить флаг "Использовать почту".
2. в персональных настройках установить флаг "Использовать легкую почту".
3. в персональных настройках нажать кнопку "Настройки легкой почты".
4. верны варианты 2 и 3.

Верный ответ - четвертый. Вообще, для настройки легкой почты нужно выставить указанную галку, и прописать почтовый профиль:

Вопрос 08.05 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. Какие виды профилей доступны для загрузки писем:

1. SMTP/POP3
2. Microsoft Outlook
3. Верны варианты 1, 2 и 3.

Правильный ответ - четвертый. См.скриншот выше.

Вопрос 08.06 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. Какие виды профилей доступны для отправки писем:

1. SMTP/POP3
2. Microsoft Outlook, The Bat, Mozilla Thunderbird
3. Верны варианты 1 и 3
4. Верны варианты 1, 2 и 3.

Правильный ответ - пятый. Доступны все варианты:

Вопрос 08.01 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. В форме настройки легкой почты можно настроить:

1. подпись, которая будет добавляться в текст письма при создании
2. вариант отправки файла взаимодействия СЭД
3. вариант отправки ЭЦП в создаваемом письме
4. профили для загрузки и отправки почты
5. верны все варианты.

Правильный ответ - пятый. О профилях см. выше, а такпже в настройках указываются подпись, выбор ЭЦП, и вариант взаимодействия с СЭД:

Вопрос 08.04 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту.

1. по команде "Загрузка электронной почты" в разделе "Документы и файлы".
2. по команде "Загрузка электронной почты" в разделе "Совместная работа".
3. автоматически регламентным заданием с интервалом 5 минут.
4. автоматически регламентным заданием, интервал загрузки почты настраивается администратором.
5. верны варианты 1 и 4.

Верный ответ - пятый. Рег.задание есть, как и указанное меню:
Вопрос 08.09 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. После создания документов в обработке "Загрузка электронной почты":

1. если был использован профиль POP3/SMTP, письма в почтовом ящике удаляются
2. если был использован профиль MAPI, то письма помечаются как прочтенные
3. письма в почтовом ящике никогда НЕ удаляются
4. верны варианты 1 и 2.
5. верны варианты 2 и 3

Верный ответ - четвертый.

Вопрос 08.11 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. При отправке писем с помощью внешнего почтового клиента:

1. в карточке нового письма можно выбрать почтовый профиль, который должен быть использован при отправке.
2. если используется профиль POP3/SMTP, то в карточке доступна кнопка "Отправить".
3. если используются профили MAPI, Microsoft Outlook, The Bat, Mozilla Thunderbird, то доступна кнопка "Создать письмо".
4. верны варианты 2 и 3.
5. верны варианты 1, 2 и 3.

Верный ответ - пятый.

Вопрос 08.08 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. По команде "Создать письмо":

1. открывается карточка письма в соответствующей почтовой программе.
2. открывается карточка письма встроенной почты.
3. выполняется создание и отправление письма в соответствующей почтовой программе.

Конфигурация 1С:Документооборот поддерживает два основных режима работы с почтой:

1. Легкая почта - предполагает синхронизацию базы со сторонним почтовым клиентом. То есть, система забирает письма с заданного почтового ящика, и кладет в него свои для отправки. Взаимодействие с почтовым клиентом в это случае идет по интернет-протоколу POP3 или SMTP.
2. Встроенная почта - в этом случае сама конфигурация выступает почтовым клиентом. Работает по протоколу MAPI. Доступно только в версии КОРП.

Вопрос 08.14 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. С помощью каких внешних почтовых клиентов программа может отправлять и получать почтовые сообщения?

1. Microsoft Outlook
2. The Bat
3. Mozilla Thunderbird
4. Любые почтовые клиенты, работающие по протоколу MAPI
5. Верны варианты 1, 2, 3 и 4.

Верный ответ - пятый.

Вопрос 08.02 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. Для настройки использования встроенной почты необходимо выполнить:

1. в персональных настройках установить флаг "Использовать встроенную почту".
2. в настройке программы установить флаг "Использовать встроенную почту".
3. в персональных настройках нажать кнопку "Настройки встроенной почты".
4. верны варианты 1, 2 и 3.
5. верны варианты 1, 2

Правильный ответ четвертый, нужно выполнить все действия.

Вопрос 08.03 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. Для настройки использования легкой почты необходимо выполнить:

1. в настройке программы установить флаг "Использовать почту".
2. в персональных настройках установить флаг "Использовать легкую почту".
3. в персональных настройках нажать кнопку "Настройки легкой почты".
4. верны варианты 2 и 3.

Верный ответ - четвертый. Вообще, для настройки легкой почты нужно выставить указанную галку, и прописать почтовый профиль:

Вопрос 08.05 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. Какие виды профилей доступны для загрузки писем:

1. SMTP/POP3
2. Microsoft Outlook
3. Верны варианты 1, 2 и 3.

Правильный ответ - четвертый. См.скриншот выше.

Вопрос 08.06 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. Какие виды профилей доступны для отправки писем:

1. SMTP/POP3
2. Microsoft Outlook, The Bat, Mozilla Thunderbird
3. Верны варианты 1 и 3
4. Верны варианты 1, 2 и 3.

Правильный ответ - пятый. Доступны все варианты:

Вопрос 08.01 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. В форме настройки легкой почты можно настроить:

1. подпись, которая будет добавляться в текст письма при создании
2. вариант отправки файла взаимодействия СЭД
3. вариант отправки ЭЦП в создаваемом письме
4. профили для загрузки и отправки почты
5. верны все варианты.

Правильный ответ - пятый. О профилях см. выше, а такпже в настройках указываются подпись, выбор ЭЦП, и вариант взаимодействия с СЭД:

Вопрос 08.04 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту.

1. по команде "Загрузка электронной почты" в разделе "Документы и файлы".
2. по команде "Загрузка электронной почты" в разделе "Совместная работа".
3. автоматически регламентным заданием с интервалом 5 минут.
4. автоматически регламентным заданием, интервал загрузки почты настраивается администратором.
5. верны варианты 1 и 4.

Верный ответ - пятый. Рег.задание есть, как и указанное меню:
Вопрос 08.09 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. После создания документов в обработке "Загрузка электронной почты":

1. если был использован профиль POP3/SMTP, письма в почтовом ящике удаляются
2. если был использован профиль MAPI, то письма помечаются как прочтенные
3. письма в почтовом ящике никогда НЕ удаляются
4. верны варианты 1 и 2.
5. верны варианты 2 и 3

Верный ответ - четвертый.

Вопрос 08.11 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. При отправке писем с помощью внешнего почтового клиента:

1. в карточке нового письма можно выбрать почтовый профиль, который должен быть использован при отправке.
2. если используется профиль POP3/SMTP, то в карточке доступна кнопка "Отправить".
3. если используются профили MAPI, Microsoft Outlook, The Bat, Mozilla Thunderbird, то доступна кнопка "Создать письмо".
4. верны варианты 2 и 3.
5. верны варианты 1, 2 и 3.

Верный ответ - пятый.

Вопрос 08.08 экзамена 1С:Профессионал по Документообороту. По команде "Создать письмо":

1. открывается карточка письма в соответствующей почтовой программе.
2. открывается карточка письма встроенной почты.
3. выполняется создание и отправление письма в соответствующей почтовой программе.